Actualités de la formation

 

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Les métiers de l’assistance à la gestion consistent à apporter un appui à un dirigeant de petite structure, à un ou plusieurs cadres ou à une équipe dans une plus grande structure.

Ces métiers s’exercent dans tous les secteurs d’activité et au sein de tout type d’organisations de petite, moyenne ou grande taille : entreprises, collectivités territoriales, administrations publiques, associations, fondations, hôpitaux, entreprises artisanales, mutuelles, etc.

Ils se déploient dans un contexte de mutations profondes des activités de services, notamment en raison de l’impact des restructurations, des nouvelles formes d’organisation du travail, de la dématérialisation des informations, de la transformation numérique des activités et de l’automatisation de certains processus.

Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA peut être conduit, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie à :

  • prendre en charge différentes tâches relatives à la gestion des relations avec les tiers (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires de service), ou à la gestion interne de l’entité ;

  • mobiliser une professionnalité relationnelle pour maintenir et développer les relations avec les tiers tout en portant l’image et les valeurs de l’organisation.

  • inscrire l’action administrative au cœur des systèmes d’information et des évolutions numériques,

  • participer à l’organisation et à la gestion matérielle d’un service ou de l’entité.

  • Participer à la sécurisation des opérations, des processus et des projets, développés par l’organisation, dans toutes leurs composantes : relationnelle, informationnelle, organisationnelle, opérationnelle, documentaire et réglementaire.

 

Les appellations les plus courantes correspondant à ce profil d’emploi sont:

  • assistant de gestion;
  • gestionnaire administratif;
  • agent de gestion administrative;
  • employé administratif;
  • agent administratif;
  • secrétaire administratif;
  • technicien des services administratifs;
  • adjoint administratif.

Toutefois d’autres emplois peuvent être concernés au regard de certains contextes d’exercice et secteurs d’activité:

  • secrétaire-assistant juridique;
  • secrétaire-assistant médical;
  • assistant de gestion locative en immobilier;
  • agent administratif logistique transport;
  • employé de gestion de copropriété;
  • assistant digital;
  • assistant ressources humaines;
  • secrétaire de mairie;
  • assistant comptable.

 

  • Profils

Comme le personnel administratif doit faire preuve :

  • de polyvalence au sens où ses interventions sur les processus de gestion (commerciaux, productifs, de gestion du personnel, numériques) mobilisent un spectre large de connaissances techniques, juridiques et économiques;
  • d’une réelle professionnalité relationnelle pour assurer le rôle d’interface et de coordination entre les acteurs internes et externes de l’entité ;
  • d’une forme de spécialisation liée aux branches professionnelles ou d’un développement de compétences approfondies dans des domaines spécifiques (juridique, comptable, logistique, etc.)
  • d’une bonne connaissance des finalités de l’organisation, de sa place dans cette organisation et de l’activité de ses supérieurs et autres collaborateurs.

La formation de l’élève lui permet :

  • d’appréhender le contexte d’activité des organisations et leurs problématiques :
    • de gestion (suivi et contrôle des coûts, de la rentabilité, suivi budgétaire);
    • commerciales (prospection, accueil et relations avec les clients, les adhérents, les usagers, satisfaction et fidélisation);
    • juridiques et réglementaires (veille, normalisation, contraintes administratives, programmes d’aide, etc.);
    • sociales (des organisations : conditions de travail, temps de travail, représentation du personnel, etc.).

  • de découvrir différents espaces de travail 
    • espaces très ouverts (type plate-forme collective ou open space), plus ou moins proches des espaces de production,
    • soit dans des espaces plus individualisés, qui peuvent aussi constituer un lieu d’accueil dans les petites unités.
    • Une partie des activités administratives peuvent être exercées en distanciel (télétravail).

  • de parfaire ses connaissances en matière de technologies numériques
    • améliorer son utilisation des outils de communication à distance pour échanger avec ses supérieurs hiérarchiques, ses collègues et les partenaires extérieurs
    • maîtriser les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche et de mise à jour d’informations
    • utiliser un progiciel de gestion intégré mais aussi les espaces collaboratifs et la mise à jour de sites via une interface d’administration.

  • de professionnaliser ses compétences langagières et rédactionnelles
    • apprendre à communiquer dans un contexte social et professionnel en sachant s’exprimer à l’écrit et à l’oral avec clarté et rigueur selon les situations, les destinataires ou les interlocuteurs.
    • développer un discours construit, raisonné et argumenté à l’écrit et à l’oral
    • entrer en relation avec les autres de manière appropriée (écoute, respect de la pluralité des points de vue, capacité à s’exprimer et débattre).
    • adopter un langage respectant les codes et lexiques adaptés en langue française et éventuellement en langue étrangère.

 

  • Qualités requises

Pour réussir dans formation, le candidat doit présenter certaines qualités personnelles :

  • autonomie et responsabilité dans le cadre de ses missions
  • capacité à rendre compte régulièrement de son travail et à anticiper,
  • sens de l’analyse critique : repérer des anomalies et effectuer des propositions
  • loyauté totale et transparence de son action à l’égard de ses supérieurs
  • discrétion et respect des règles de confidentialité
  • sens de l’organisation : capacité à hiérarchiser les dossiers, à répondre à de multiples sollicitations et à résoudre rapidement de multiples problèmes,
  • aptitude à gérer son stress en cas de perturbations dans le déroulement de ses activités.
  • aptitudes relationnelles avec tous les acteurs internes et externes
  • savoir-être comportementaux : amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, présentation adaptée…
  • goût pour les nouvelles technologies
  • maitrise de l’orthographe et de la syntaxe.

 

  • Conditions d’admission et durée de la formation

  • Formation en deux ans, accessible après la Seconde famille de métiers « Gestion- Administration - Transports et Logistique » (GATL) - 30 places 
  • Les élèves présentent en fin de 1ère, les épreuves de certification du BEP Métiers des Services Administratifs.
  • Sous réserve de places disponibles et d’une réelle motivation,  les élèves de seconde générale ou technologique peuvent intégrer la classe de 1ère après positionnement dans le cadre d’un projet « passerelle ».

 

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  Contenu de la formation  

 

La formation s’articule en trois parties :

 

Une grande partie d'enseignement professionnel
     
L'enseignement général adapté aux besoins de la formation
     
Des stages en entreprise pour une formation pratique

 

  • L’enseignement professionnel :

Il repose sur 3 pôles d’activités permettant de valider des compétences :

Pôle 1 – Gestion des relations avec les clients, les usagers et les adhérents

  • Préparation et prise en charge de la relation avec le client, l’usager ou l’adhérent
  • Traitement des opérations administratives et de gestion liées aux relations avec le client, l’usager ou l’adhérent
  • Actualisation du système d’information en lien avec la relation avec le client, l’usager ou l’adhérent

A partir de ces activités, l’élève devient capable de :

  • Identifier les caractéristiques de la demande et d’apporter une réponse adaptée
  • Produire, dans un environnement numérique, des supports de communication adaptés
  • Assurer le suivi administratif des opérations de promotion et de prospection
  • Appliquer les procédures internes de traitement des relations «clients»
  • Produire les documents liés au traitement des relations «clients» dans un environnement numérique
  • Assurer le suivi des enregistrements des factures de vente et des encaissements à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un PGI
  • Assurer le suivi des relances clients
  • Mettre à jour l’information et rendre compte des anomalies repérées lors de l’actualisation du système d’information
  • Identifier et appliquer les moyens de protection et de sécurisation adaptés aux données enregistrées ou extraites
  • Assurer la visibilité numérique de l’organisation (au travers des réseaux sociaux, du site internet, de blogs)

Pôle 2 – Organisation et suivi de l’activité de production (de biens ou de services)

  • Suivi administratif de l’activité de production
  • Suivi financier de l’activité de production
  • Gestion opérationnelle des espaces (physiques et virtuels) de travail

A partir de ces activités, l’élève devient capable de :

  • Appliquer les procédures internes de gestion des approvisionnements et des stocks
  • Assurer le suivi des enregistrements des factures d’achats à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un Progiciel de Gestion Intégré (PGI)
  • Actualiser les bases de données internes nécessaires à l’activité de production
  • Prendre en compte les contraintes réglementaires liées à l’activité de production de l’organisation
  • Mettre à disposition des plannings d’activité actualisés
  • Etablir un état de rapprochement
  • Appliquer les procédures en vigueur en matière de règlement des fournisseurs, sous-traitants et prestataires
  • Assurer le suivi des enregistrements des mouvements de trésorerie à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un PGI
  • Déterminer les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration de TVA
  • Etablir un état périodique de trésorerie et rendre compte de l’équilibre financier et de la situation économique de l’organisation
  • Prendre en charge les activités support nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation
  • Actualiser et diffuser l’information interne sur le support adéquat

Pôle 3 – Administration du personnel

  • Suivi de la carrière du personnel
  • Suivi organisationnel et financier de l’activité du personnel
  • Participation à l’activité sociale de l’organisation

A partir de ces activités, l’élève devient capable de :

  • Appliquer les procédures internes en matière d’entrée et de sortie du personnel
  • Actualiser les bases d’information relatives au personnel
  • Organiser des actions de formation
  • Planifier les temps de présence et de congés des personnels en fonction des contraintes de l’organisation
  • Organiser les déplacements des personnels
  • Contrôler les états de frais
  • Déterminer les éléments nécessaires à l’établissement du bulletin de paie
  • Assurer le suivi des enregistrements liés à la paie à l’aide d’un progiciel dédié ou d’un PGI
  • Actualiser et diffuser l’information sociale auprès des personnels – Mettre en œuvre et suivre le résultat des actions sociales et culturelles
  • Utiliser des fonctions simples de mise en pages d’un document pour répondre à un objectif de diffusion
  • Rédiger des écrits professionnels en lien avec l’activité sociale de l’organisation

 

  • L’enseignement général

Il s’articule autour de plusieurs matières et prend en compte les besoins spécifiques des élèves dans le cadre de l’accompagnement personnalisé et de la co-intervention.

  • Les Disciplines générales :

L’enseignement général représente environ 1/3 du volume horaire de la formation et se réparti selon les disciplines suivantes :

  • 3,5h Français, Histoire-Géographie, Enseignement moral et civique
  • 1,5h Mathématiques
  • 2h LV1 anglais
  • 1,5h LV2 espagnol ou allemand
  • 1h Prévention-Santé-Environnement
  • 1h Education artistique
  • 2,5h Education Physique et Sportive

 

  • L’accompagnement personnalisé :

A raison de 3 heures par semaine, il prend en compte les besoins spécifiques de chaque élève et apporte des réponses en matière de :

  • Consolidation des acquis en français, en mathématiques
  • Démarches pour les recherches de stage,
  • Méthodologies (lecture de consignes, …),
  • Préparation à l’orientation (intervenants extérieurs, d’anciens élèves…)
  • Préparation aux épreuves d’examen (accompagnement pour les dossiers, Simulation d’oral...)

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  • La Co-intervention

Elle donne lieu à des séances au cours desquelles un professeur d’enseignement général (mathématiques et français) et celui de l’enseignement professionnel interviennent ensemble devant les élèves. Elle donne ainsi une dimension concrète aux apprentissages et permet à l’élève d’acquérir une vision globale des enseignements qu’il reçoit et de faire du lien entre les différentes disciplines.

Ainsi par exemples, les élèves ont pu travailler sur des sujets comme :

  • L’évolution du droit du travail dans l’histoire en lettres histoire
  • La modélisation des calculs sur une facture en mathématiques

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  • Option facultative  : Section euro Anglais

Intégrer la section européenne, c’est saisir la chance :

  • De développer ses compétences en langues vivantes grâce à l’enseignement en langue étrangère d’une discipline non linguistique (DNL) grâce à un enseignement de deux heures de communication en anglais, en première et en terminale,
  • D’avoir une connaissance approfondie de la culture des pays anglophones,
  • D’effectuer un stage de 4 semaines dans un pays anglophone et/ou de participer à des activités culturelles Européennes de ces pays.

Pour intégrer la section européenne, les élèves doivent

  • être motivés pour l’apprentissage des langues,
  • s’engager à suivre les enseignements de la section européenne sur les deux années de Première et de Terminale,
  • et effectuer une période de stage à l’étranger.

La mention « section européenne anglais » au baccalauréat est un atout important pour la poursuite d’études.

Plusieurs critères sont retenus pour l’attribution de la Mention Européenne au Bac :

  • La moyenne en Contrôle Continu de la D.N.L, ici la communication en anglais
  • La note de stage effectué dans le pays d’accueil
  • Une épreuve orale spécifique de 40 minutes (20 mn de préparation + 20mn de présentation).

 

  • Formation en entreprise

Les « stages » se réalisent au sein des entreprises partenaires

A raison de :

  • 6 semaines en classe de seconde : 2 x 3 semaines
  • 8 semaines en première : 2 x 4 semaines
  • 8 semaines en terminale : 2 x 4 semaines

L’objectif de ces périodes de formation en milieu professionnel (PFMP) est  de :

  • développer des compétences de communication au sein de l’entreprise d’accueil
  • découvrir différentes structures dans les champs professionnels de la formation
  • mettre en œuvre des pratiques professionnelles, de les analyser, pour enrichir la formation
  • s’adapter et contribuer au travail en équipe
  • mobiliser les savoirs acquis en centre de formation
  • rencontrer des situations professionnelles réelles, nécessitant une adaptation à l’imprévu;
  • découvrir la diversité des pratiques professionnelles en matière d’assistance à la gestion des organisations
  • prendre conscience des exigences rédactionnelles et relationnelles imposées par le monde professionnel.

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  • Chef d'oeuvre

Innovation de la réforme sur la « transformation de la voie professionnelle », le chef d’œuvre doit être une réalisation concrète dont l’élève se souviendra, un marqueur fort de sa scolarité en lycée professionnel.

Il est l’aboutissement d’un projet pluridisciplinaire construit, individuel ou collaboratif, qui vise à développer son inventivité et sa créativité.

Son caractère pluridisciplinaire mobilise l’enseignement professionnel de spécialité et une ou plusieurs disciplines d’enseignement général en fonction du chef d’œuvre travaillé.

Il s’intègre à la formation à partir de la classe de première à raison de 2h hebdomadaires et se finalise à la fin de la classe de terminale ;

Le chef-d’œuvre est un travail effectué seul ou en groupe. L'élève doit le présenter devant un jury d’examen en fin de terminale. S'il s'agit d’une réalisation concrète, il s’agit avant tout d’une épreuve orale qui consiste à expliquer l’ensemble de la démarche, de la conception à la réalisation du projet.

 

 

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  Projets pédagogiques  

 

  • « journée mondiale de l’eau »

  • Organisation de la cérémonie de remise des diplômes

  • Gestion de la vente des photos de classes

 

 

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  Après la formation  

 

  • Poursuite d'études

De nombreux BTS tertiaires sont envisageables pour une poursuite d’études :

  • BTS MCO « Management Commercial Opérationnel »
  • BTS SAM « Support à l’Action Managériale »
  • BTS Communication
  • BTS CI « Commerce International»
  • BTS CG « Comptabilité et Gestion »
  • BTS Gestion de la PME
  • BTS NDRC  « Négociation et Digitalisation de la Relation Client »
  • BTS Immobilier
  • BTS Tourisme

Les cinq premiers BTS cités sont ouverts sur la cité scolaire et offrent de réelles opportunités de poursuites d’études

Possibilité également de poursuivre en Formation d’Initiative Locale (FCIL)

  • Secrétariat médical et médico-social au LP Jean Rostand
  • Envolpro : 6 mois dans un pays de l’union européenne

 

  • Entrée dans la vie active

A terme, les titulaires d’un bac pro AGOrA évoluent dans des métiers variés avec soit :

  • une forte polyvalence dans des entreprises de petite dimension, des commerces, des professions libérales, des entreprises d’artisanat ou encore des structures associatives, mutualistes couvrant tous les secteurs d’activité. Ils occupent alors un rôle central auprès du responsable, dans les relations avec les tiers,
  • une spécialisation rendue nécessaire par la taille plus importante de l’organisation. Il s’agit alors d’emplois dans les services administratifs spécialisés d’entreprises, d’administrations ou de collectivités territoriales. L’assistant de gestion intervient alors au sein d’un service administratif spécifique (clients, fournisseurs, logistique, ressources humaines, communication, informatique).

 

 

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